jan 04 2018

Költség elszámolást megalapozó nyilvántartások fontossága

2017 évben nagyon sok figyelmet fordítottunk annak érdekében, hogy a különböző gépek, járművek, berendezések költség elszámolást megalapozó nyilvántartások, akár gép, akár, menet, akár út nyilvántartásokról van szó, a fontosságára a figyelmet felhívjuk, felhívtuk, annak ellenére, hogy már a több éve kiadott éves ügyféltájékoztatóban is szerepelt, szerepel.

Ennek fontossága, eddig is nagy volt, ezután az ügyben azonban megjelent NAV és Kúriai tájékoztatás is, és információ, melyet az adózóna tett közzé, még inkább fontossá teszi, hogy milyen feltételek szükségesek ahhoz, hogy az elfogadható legyen.

A NAV által feltárt ellenőrzési megállapítások szerint az egyéni vállalkozók körében gyakori probléma a jogszabályi követelményeknek és a valóságnak nem megfelelő, főként hiányos útnyilvántartás vezetése – írja közleményében az adóhatóság.

Az elsőfokú bíróság és a Kúria számos eseti döntésében kifejtette, hogy a személyi jövedelemadóról szóló törvény (szja törvény) rendelkezései kógens (kötelezően alkalmazandó) és tételes felsorolást rögzítenek arra nézve, hogy a gépjármű költségelszámolásához milyen okirattal kell rendelkezni és annak milyen adatokat kell tartalmaznia.

Abban az esetben, ha a törvényben felsorolt tartalmi kellékek közül akár csak egy is hiányzik, az útnyilvántartásra jogszerűen nem lehet költségelszámolást alapozni.

A törvény értelmében függetlenül attól, hogy a vállalkozás melyik költség-elszámolási módot alkalmazza, az útnyilvántartást/menetlevelet járművenként kell vezetni, és abban fel kell tüntetni az üzemi célú futás kezdő és záró kilométeróra-állását.

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell továbbá

  • a gépjármű típusát,
  • forgalmi rendszámát,
  • a fogyasztási normát,
  • a kilométeróra állását az év első és utolsó napján (amennyiben a költségelszámoláshoz szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni), nyíltvégű esetében még több adat
  • az utazás időpontját (a valóságnak megfelelően),
  • az utazás célját (honnan hova történt az utazás),
  • a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,
  • a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.

Mi minden esetben megköveteljük a kmóra állást is, a hitelesség miatt (az hogy megkövetelem, nem jelenti azt, hogy sikerül is elérnem).

Mindezeken túl tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is.

Az adózók sok esetben a hiányos, illetve valótlan adattartalmú útnyilvántartásaikat utólag (tanúkkal, kimutatásokkal, jelenléti ívekkel, szerződésekkel) kívánják bizonyítani, erre azonban nincs lehetőség.

A Kúria kimondta, hogy ahol jogszabály meghatározott tartalmú nyilvántartás vezetését írja elő gépjárművenként a költségelszámolás alapdokumentumaként, ott nem lehetséges a nyilvántartás hitelességét utólag, más bizonyítékokkal alátámasztani, a szabályszerű nyilvántartás egyéb módon nem pótolható.

A jogszabályi követelményeknek nem megfelelő útnyilvántartás esetében becslési eljárás sem alkalmazható a gépjármű-üzemeléssel összefüggő költségek megállapítására, hiszen azzal az adóhatóság az adózók törvény által kötelezően előírt igazolási kötelezettségét venné át.

A jogszabályi követelményeknek nem megfelelő útnyilvántartása esetén az adott költség nem vehető figyelembe, azaz úgy kell tekinteni, mintha az adózó nem vezetett volna útnyilvántartást – írja a közlemény.

Ugyan a törvény az útnyilvántartás helyett –kisegítő szabályként – bizonyos esetekben (mezőgazdasági őstermelőnél, egyéni vállalkozónál) lehetővé teszi havi 500 kilométer útátalány elszámolását, azonban a tapasztalat az, hogy ez a keret általában nagymértékű eltérést jelent a tényleges költségekhez képest. A jogszabálynak megfelelő, teljes körű útnyilvántartás vezetése fontos a vállalkozásoknak, csak úgy, mint a megfelelő útiköltség, gépüzem, üzemeltetési nyilvántartások vezetése és hitelessége.

Kérem, a fenti alapján járjanak el annak érdekében, hogy az ellenőrzések nem okozzanak problémát.

Juhász Adószakértő Iroda