Pénztárgép használati segédlet (bevételek elszámolása)

Nem gondolom, hogy a könyvelő dolga ismerni a pénztárgép működését, de annak érdekében, hogy az On-line számlázásra, annak is elsősorban a következményeire történő átállás zökkenőmentes legyen és sikerüljön mindenkinek segítségére lenni, esetleg a későbbi mulasztási bírságok elkerülését megakadályozni, összefoglaltam néhány gondolatot ennek érdekében.

A gondolatok a teljesség igénye nélkül kerülnek megfogalmazásra, amelyek a jövőben a tapasztalatok alapján minden bizonnyal bővülni fognak.

Az on line számlázással kapcsolatos NAV PM tájékoztatót előző értesítésemben közzétettem, amely szintén megerősít néhány fontos álltalunk is képviselt gondolatot.

Jelenleg a digitalizáció előre törtrésével a következmények változnak, mit fog látni a NAV és mire fogja használni, milyen kérdéseket fog feltenni, arra tudunk e válaszolni, illetve fogja látni az esetleges szabálytalanságainkat, akár a számlázásban, akár az engedményben, akár a teljesítési időpontban, vagy éppen a számlakiállítás késedelmét és ennek milyen következményei lehetnek. Következmény a mulasztási bírság, a teljesség igénye nélkül.

A számlakibocsátásra vonatkozó előírásokat elsősorban az általános forgalmi adóról szóló törvény tartalmazza, amelynek szabályait általánosan abban az esetben kell alkalmazni, amennyiben a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás teljesítési helye a törvény előírásainak megfelelően belföldön van.

A számla kibocsátását főszabály szerint az ügyletnek az általános forgalmi adóról szóló törvény szerint meghatározott teljesítéséig, előlegfizetés esetén annak kézhezvételig, illetve jóváírásáig, továbbá legfeljebb a teljesítéstől számított ésszerű időn belül kell teljesíteni a törvényben foglalt előírásoknak megfelelően.

Az ellenérték készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel történő megfizetése esetén a számlát általában haladéktalanul ki kell állítani, más módon történő fizetés esetén a számlát legkésőbb az általános forgalmi adóról szóló törvényben meghatározott teljesítéstől számított 8. napon legkésőbb ki kell bocsátani, előlegfizetés esetén is, azonban figyelemmel kell lenni a különleges szabályokat előíró rendelkezésekre.

Az alanyi adómentességet jogszerűen választó adóalanyok is az általános szabályoknak megfelelően kötelesek a számlakibocsátási kötelezettség teljesítésére, azonban alanyi adómentes minőségben kizárólag olyan számlát állíthatnak ki, amelyen nem szerepel áthárított adóösszeg, adómérték, továbbá ezeken kívül az adótartalom meghatározására alkalmas százalékérték sincs rajta feltüntetve.

Az adóalany számla kibocsátása helyett nyugta adásával is teljesítheti a bizonylat kiállítására vonatkozó kötelezettségét, ha az ellenérték adót is tartalmazó összege nem éri el a 900 ezer forintot és a termék megvásárlója, a szolgáltatás igénybevevője olyan nem adóalanynak minősülő személy, aki az ellenértéket a teljesítés napjáig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel vagy pénzhelyettesítő eszközzel maradéktalanul megtéríti, és számla kibocsátását az adóalanytól nem kéri. Csak on-line módon lehet, annak aki a nyugta rendelet szerint teáor szerint erre kötelezett.

Az adóalany mentesül a számlakibocsátási kötelezettség alól abban az esetben, ha az általános forgalmi adóról szóló törvény alapján a tevékenység közérdekű, illetve speciális jellegére tekintettel adómentes (például adókötelessé nem tett ingatlan bérbeadás), azonban ekkor gondoskodnia kell a számvitelről szóló törvény rendelkezéseinek megfelelő számviteli bizonylat kiállításáról.

A számlakibocsátási kötelezettség elmulasztása

Tekintettel arra, hogy a számlakibocsátás elmulasztása az adóelkerülés egyik leggyakoribb módja, ennek megfelelően a mulasztási bírsággal való szankcionálás az adózó személyétől függetlenül egységes és emelt tételű, az összege 1 millió forintig terjedhet.

Az adózó 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, ha a számla-, egyszerűsített számla-, nyugtakibocsátási kötelezettségét elmulasztja.

A jogszabály ugyan nem teszi kötelezővé a szankció alkalmazását, azonban az adóhatóság a mulasztási bírság kiszabásától csak kivételes méltánylást érdemlő esetben tekinthet el.

A mulasztási bírság kiszabásánál az adózó javára értékelhető körülménynek tekinthető, amennyiben hitelt érdemlő módon bebizonyítható, hogy az adózó a számlát kiállította, illetve a vásárlás adatait a pénztárgépben rögzítette és a bizonylatot kinyomtatta, de a vevőnek azt nem adta át. Nem mentesít, csak méltányolható.

Az adózó terhére értékelhető körülménynek tekinthető különösen, ha az adózó egyáltalán nem rendelkezik számlatömbbel, illetve a pénztárgép használatára kötelezett vállalkozás nem rendelkezik pénztárgéppel, ebben az esetben a mulasztási bírságot a bírsághatár felső összegében kell kiszabni, mivel ekkor az előírt kötelezettségét egyáltalán nem tudja teljesíteni. Az adózó terhére értékelhető körülménynek tekinthető az is, ha folyamatos nyitvatartás mellett csak alkalmanként állít ki nyugtát. Többször felhívtam arra is a figyelmet, hogy az on line PTG bevezetése óta már régen nem a bizonylat kiállításra használja a NAV a rendszert, hanem pénztár ellenőrzésre, forgalom számlálásra, szokások megismerésére, vonulási utak feltérképezésre.

A kisadózó vállalkozások tételes adója szerinti adóalanyiság megszűnik a mulasztási bírságot megállapító határozat jogerőre emelkedésének napjával, ha az adóalanyiság időszakában elkövetett jogsértés miatt a kisadózó vállalkozás terhére az adóhatóság számla- vagy nyugtaadás elmulasztásáért, be nem jelentett alkalmazott foglalkoztatásáért mulasztási bírságot állapít meg.

A kisadózó vállalkozások tételes adója szerinti adóalanyiság megszűnésétől számított év és követő év 12  hónapban a kisadózó vállalkozások tételes adója szerinti adóalanyiság ismételten nem választható.

A kisvállalati adóalanyiság megszűnik az adóhatósági határozat jogerőre emelkedésének napját megelőző hónap utolsó napjával, ha az adóalany terhére az adóhatóság számla- vagy nyugtaadási kötelezettség elmulasztásáért jogerősen mulasztási bírságot állapított meg.

A kisadózó vállalkozások tételes adója szerinti adóalanyiság megszűnésétől számított 24 hónapban a kisadózó vállalkozások tételes adója szerinti adóalanyiság ismételten nem választható. Nagyon fontos figyelmeztetések ezek.

A számlakibocsátási kötelezettség ismételt elmulasztása

Az adóhatóság mulasztási bírság kiszabása mellett az adóköteles tevékenység célját szolgáló helyiséget elsőként 12 nyitvatartási napra lezárhatja, ha az adózó az adóköteles tevékenység célját szolgáló ugyanazon helyiségében (műhely, üzlet, telep stb.) az első ellenőrzéstől számított egy éven belül második alkalommal mulasztotta el számla- vagy nyugtakibocsátási kötelezettségét.

A mulasztás további ismételt előfordulása esetén a lezárás időtartama 30 nyitvatartási nap, majd minden további esetben 60 nyitvatartási nap, azonban az ismétlődésre vonatkozó szabályok nem alkalmazhatóak, ha két egymást követő ugyanolyan mulasztás között 3 év eltelt. A hároméves időtartam számítása során a jogerős határozattal korábban megállapított ugyanolyan mulasztást kell alapul venni, az ismétlődés időpontja esetében a mulasztás feltárása, vagyis a mulasztásról való tudomásszerzés időpontja az irányadó, amin az ellenőrzés kezdő időpontját kell érteni.

A lezárás nem alkalmazható, ha a helyiség az adózó lakásában, vagy lakástól műszakilag el nem különített helyiségcsoporton belül található, továbbá akkor sem, ha a lezárás a településen a helyi alapszükségletek, így különösen az élelmiszeripari termékek vásárlását vagy olyan szolgáltatás iránti igény kielégítését akadályozza, mely a településen egyébként más módon nem érhető el.

Az üzlethelyiség nélkül végzett tevékenységek esetében az adóhatóság a mulasztási bírság kiszabása mellett magánszemély adózó esetén 200 ezer forintig, más adózó esetén 500 ezer forintig terjedő üzletlezárást helyettesítő bírságot állapít meg, ha az adózó az adóköteles tevékenysége során az első ellenőrzéstől számított egy éven belül második alkalommal mulasztotta el számla- vagy nyugtakibocsátási kötelezettségét, továbbá a mulasztás ismételt elkövetése esetén az üzletlezárást helyettesítő bírságot ismételten (alkalmanként) meg kell állapítani.

A jogszabály ugyan nem teszi kötelezővé a helyiség lezárására irányuló intézkedés végrehajtását, illetve az üzletlezárást helyettesítő bírság kiszabását, azonban azok alkalmazásától az adóhatóság csak kivételes méltánylást érdemlő esetben tekinthet el, mivel az adózó terhére értékelhető körülménynek minősül, hogy a kötelezettség teljesítését már korábban is elmulasztotta.

A hiányos vagy hibás adattartalmú számla kibocsátása

A hiányos adattartalmú számla kiállítója nem esik egy tekintet alá a számlakibocsátási kötelezettség teljesítését elmulasztó adózóval, hanem az adózás rendjéről szóló törvény más rendelkezése alapján az általános mértékben kiszabható mulasztási bírsággal szankcionálható.

A magánszemély adózó 200 ezer forintig, más adózó 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható abban az esetben, ha a jogszabályokban előírt bizonylatokat az előírástól eltérően állítja ki.

A bizonylat kisebb hiányosságainak minősülő mulasztások esetén kiszabható mulasztási bírság összegét az adózás rendjéről szóló törvény az általános mértékben határozza meg, ilyen esetnek minősül, amennyiben a számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírások nem teljesülnek, például a kiállított számlán a címzés hiányos vagy a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének pontos neve nem kerül feltüntetésre.

A kisadózó vállalkozás a termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról szintén köteles az általános forgalmi adóról szóló törvény szabályai szerinti nyugta vagy számla kiállítására, azzal, hogy a kiállított számlán fel kell tüntetnie azt, hogy „Kisadózó”.

Az előírásoktól eltérő módon előállított számla használata

A nyomtatvány felhasználásával kibocsátott nyugta és számla, a számlázó programmal előállított számla, a számítógéppel előállított nyugta akkor minősül adóigazgatási azonosításra alkalmasnak, ha megfelel a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló rendeletben foglalt előírásoknak.

A magánszemély adózó 200 ezer forintig, más adózó 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, ha a külön jogszabályban meghatározott feltételek megsértésével állít elő és/vagy hoz forgalomba nyomtatványt, számlázó programot.

A nyomtatvány felhasználásával kibocsátott számlával, nyugtával szemben követelmény, hogy a nyomtatványt nyomdai úton állítsák elő az adóhatóság által a nyomtatvány előállítója részére előre kijelölt sorszámtartományban folyamatosan, az adott sorszámtartományba illeszkedő sorszám kihagyás és ismétlés nélküli felhasználásával.

A rendelkezés alapján a mulasztási bírság kiszabásának alapjául szolgál önmagában már az is, ha nem a jogszabályi előírásoknak, feltételeknek, követelményeknek maradéktalanul megfelelő módon állítják elő a számla kiállítására szolgáló nyomtatványt, továbbá a tényállás alapján kiszabható mulasztási bírságot a szabálytalanul előállított nyomtatványok kiszerelési egységeinek száma alapján kell megállapítani.

A számlázó program bejelentésének elmulasztása

A számlázó programmal szemben követelmény, hogy a számlázó program kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítson, és a számlázó programot az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelentsék.

A számlázó programot alkalmazó adózók számára 2014. október 1-jétől új előírás, hogy az általuk használt programra vonatkozóan a jogszabályban előírt adatokat a beszerzés, a használat megkezdése, illetve saját fejlesztésű program használata esetén a rendeltetésszerű használatbavétel időpontját követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon be kell jelenteniük, továbbá bejelentést kell tenniük a számlázó program használatból történő kivonása esetén is.

A magánszemély adózó 200 ezer forintig, más adózó 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, ha a bejelentési kötelezettségét késedelmesen, hibásan, valótlan adattartalommal, hiányosan vagy egyáltalán nem teljesíti.

A 2014. október 1-jét megelőzően beszerzett és 2014. október 1-jén még használatban lévő számlázó programok, használatba vett saját fejlesztésű programok adatait az 2014. november 15-ig kellett bejelenteni az adóhatóság által erre a célra rendszeresített nyomtatványon.

A nyilvántartási kötelezettség elmulasztása

Az általános forgalmi adó alanya az általa végzett értékesítésről jogszabály szerinti bizonylatot (számlát, készpénzfizetési számlát, nyugtát) állít ki, ideértve a jóváhagyott pénztárgéptípus nyugtáját is, és ezeket a bizonylatokat szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelnie és nyilvántartania.

A számvitelről szóló törvény hatálya alá tartozó gazdálkodóknak a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát szigorú számadási kötelezettség alá kell vonniuk, és azokról olyan nyilvántartást kell vezetniük, amely biztosítja azok elszámoltatását.

A személyi jövedelemadóról szóló törvény az egyéni vállalkozók számára a számviteli törvényben foglalt előírásoknak megfelelően határozza meg a szigorú számadás alá vont bizonylatok nyilvántartására vonatkozó szabályokat.

A magánszemély adózó 200 ezer forintig, más adózó 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, ha a jogszabályokban előírt nyilvántartások vezetését elmulasztja, a nyilvántartásokat hiányosan vagy az előírásoktól eltérően vezeti.

A számla elvesztése vagy ellenőrzésre alkalmatlanná válása

A megőrzési kötelezettséggel érintett bizonylatok, iratok elvesztése, megsemmisülése, megrongálódása vagy más módon ellenőrzésre alkalmatlanná válása esetén az adózónak mindig az adott helyzetben tőle elvárható legnagyobb gondossággal és körültekintéssel kell eljárnia a probléma megoldása érdekében.

Az elveszett vagy megsemmisült számlákról, nyugtákról, bankszámlakivonatokról, szerződésekről és más bizonylatokról, egyéb iratokról másolatot kell beszerezni annak érdekében, hogy az adókötelezettségek teljesítése a jogszabályi előírásoknak megfelelő módon továbbra is bizonyítható legyen.

Az iratok megsemmisüléséről olyan jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben tételesen és azonosítható módon rögzíteni kell az elveszett, illetve megsemmisült iratok körét, továbbá fel kell sorolni és lehetőség szerint mellékelni kell a rendelkezésre álló bizonyítékokat, amelyek megalapozottan valószínűsítik vagy kétséget kizáróan bizonyítják az iratok elvesztését, illetve megsemmisülését.

Az általános forgalmi adóról szóló törvény a hatálya alá tartozó adózók számára előírja, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

Az eredet hitelessége az értékesítő, illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti, az adattartalom sérthetetlensége akkor teljesül, ha a számla adattartalmát senki nem változtatta meg, az olvashatóság pedig arra vonatkozik, hogy a számlának az ember számára alapos vizsgálat és magyarázat nélkül is értelmezhetőnek kell lennie.

Az adózáshoz kapcsolódó bizonylatokat, iratokat általánosan az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni, amely annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve annak hiányában az adót meg kellett volna fizetni, azonban az elévülés további hat hónappal meghosszabbodik, ha az adóbevallás késedelmes benyújtásakor az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kevesebb mint hat hónap van hátra.

A számvitelről szóló törvény hatálya alá tartozó adózóknak azonban a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat, ideértve a számlát, készpénzfizetési számlát, nyugtát, valamint azok rontott példányait is, legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

Az adózó 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, amennyiben iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget.

Az adózás rendjéről szóló törvény előírása alapján a nyomdai úton előállított számla és nyugta megőrzésére vonatkozó kötelezettség teljesítésének elmulasztása még súlyosabban szankcionálható a hiányzó számlák és nyugták számával arányos mértékű mulasztási bírság kiszabásának lehetőségével.

Amennyiben az adózó iratmegőrzési kötelezettségének a nyomdai úton előállított számla, illetve nyugta megőrzésének elmulasztásával nem tesz eleget, függetlenül attól, hogy a számla, illetve nyugta felhasználása ténylegesen megtörtént-e, a kiszabható mulasztási bírság teljes összege magánszemély esetén 200 ezer forint, más adózó esetében pedig 500 ezer forint és a hiányzó számlák, nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet.

A fentiek alapján egy 50 eredeti példányt tartalmazó számlatömb elvesztése vagy megsemmisülése esetén, amennyiben az adózó a hiányzó adatokat nem tudja hitelt érdemlően bizonyítható módon pótolni, a kiszabható mulasztási bírság összege magánszemély esetében 10 millió forintig, más adózó esetében 25 millió forintig terjedhet.

Az adózáshoz és a könyvviteli elszámoláshoz kapcsolódó bizonylatokat a jogszabályban meghatározott ideig kötelező megőrizni, azonban minden adózónak jól felfogott érdeke, hogy az iratmegőrzési határidőn túl is hitelt érdemlő módon bizonyítani tudja a valóságban megtörtént gazdasági eseményeket.

A mostani július 01 ei változás, hogy minden belföldi adóalany közötti számla köteles ügyletről adatot kell szolgáltatni, illetve a kiállítási határidő is ezekre az esetekre 15 napról 8 napra csökken, és minden adóalanynak kiállított fent részletezett számláról adatot adnak a NAV nak.

Az áfa teljesítések nem változnak, azaz, tényállásszerű teljesítés, előleg, időszaki ügylet, részteljesítés, vagy teljesítés nincs de van számla kiállítás, az a nap amely ezek szerint a szabályok szerint határozzák meg azt a napot, amelyik az áfa szempontjából a teljesítést és az adófizetési kötelezettséget megalapozzák. Még egyszer egy, azaz egy nap, egy konkrét nap, ami nem, vagy nem feltétlen esik egybe a számviteli teljesítéssel.

Az első és a legfontosabb, hogy a közöttünk fenn álló szerződés és ASZF (általános szolgáltatási szerződés) ez a honlapon az impresszum mellette megtalálható, arra szeretném felhívni a figyelmet, hogy csak a könyvelésre átadott bizonylatok elszámolásáért vállalunk felelősséget.

Igaz ez a bevételek és a kiadások, azaz a kimenő bizonylatok és a bejövő bizonylatok esetében is. Akkor is így van ez, ha ennek van kontrollja a NAV különböző felültein, On line lekérdezés, PTG táblázat szerkesztés, adózói minősítés, adóalanyiság kérdése stb stb.

Gyakran tapasztalom, hogy mindkét oldali bizonylatok esetében hiányok vannak, amelyek megsértik a teljesség elvét. Ez nagyon sok plusz feladatot jelent a munkánk során, így sokkal inkább arra hívom fel a figyelmet, hogy, nem hogy ezek hiánya bennünket terhel, hanem azt, hogy az ebből származó többlet feladatok, többlet költséget jelentenek.

Szintén elmondhatom, hogy gyakori probléma az összeadás, vagy kivonás hibája is. Ez nem igényel mást, csak figyelmet, kérem többször is ellenőrizzék az ilyen irányú tevékenységüket, bár 41 évi számvitel tanulás után, erre nem, és soha nem volt felkészítve a számvitel, hogy ezzel mit kezdjünk.

Azaz a pénztárban levő pénz és annak elszámolása egyezőséget kell mutasson. Ez az alap. A cég pénze nem a vállalkozó pénze. Kérem tudomásul venni, vagy ha nem akkor annak következményeit annak kell vállalni, aki ezt nem veszi tudomásul, ezek pedig nem Mi vagyunk.

Alapvető, minimum egyezőségek.

  • milyen tárgyi eszközünk van (nullára leírt az meg van)
  • bank egyenleg
  • pénztár egyenleg (több is lehet, gépenként, telephelyenként, al, fő, eltérő valutanem stb)
  • vevő
  • szállító
  • követelések
  • kötelezettségek

Abban az esetben, ha ezek az egyezőségek fenn állnak, nem győzöm hangsúlyozni, alapvető egyezőségek, akkor szinte minimálisra korlátozzuk a hiba %-ot.

Nézzük a pénztágép üzemeltetés alapvető szabályait.

A pénztárgépet használó vállalkozások nagy részénél berögzült szabály (2008. január 1-je előtt hatályos szabályok alapján kialakított gyakorlat), hogy minden bevételt a pénztárgépbe rögzítenek, még akkor is, ha számla kerül kiállításra. Sem az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.), sem más jogszabály ilyen jellegű előírást (2008 óta) nem tartalmaz, azonban nem jelentett jogszabálysértést ez az adózói gyakorlat, egy esetleges ellenőrzés során az állami adó- és vámhatóság kizárólag emiatt szankciót nem alkalmazott. Jelenleg is van olyan NAV irat ami erre enged következtetni, de az Áfa tv. 159. §-a, 165. § (1) bekezdés b) pontja és 166. § (1) bekezdése együttes értelmezése alapján egy ügyletről egyféle bizonylatot (számlát vagy annak adása alóli mentesülés esetén nyugtát) kell kibocsátani.

Ha az áfa alanyoknak az Áfa tv. hivatkozott rendelkezései alapján számlát kell kiállítaniuk, úgy a számlával bizonylatolt ügyletek adatait a pénztárgépben nem kötelesek rögzíteni és helyesebb, ha azt nem is teszik. Erre igyekszünk erőfeszítést tenni, hogy ha mód van erre akkor ezt értsék meg, a felesleges adóhatósági figyelmet kerüljük el. Persze az adatszolgáltatás a számláról azok pénzforgalma, adminisztrációs terhet ró Önökre is és Ránk is, ez akár többlet munkát jelenthet, ami drágíthatja, illetve biztosan drágítja az adminisztrációs költségeket, igy a könyviteli szolgáltatás díjat is, de ezt már jeleztem januárban is.

 A 8+1 legfontosabb dolog, amit érdemes tudni az online pénztárgép üzemeltetéssel kapcsolatban.

1.  Az értékesítésről mindig bizonylatot kell kiállítani

A termék értékesítésekor (vagy a szolgáltatás nyújtásakor) minden esetben bizonylatot kell kiállítani és azt átadni a vásárlónak. A bizonylat lehet számla (ami tartalmazza a vevő nevét, címét adószámát) vagy nyugta. A pénztárgép használatra kötelezettek – speciális esetektől eltekintve – kizárólag pénztárgéppel állíthatnak ki nyugtát, illetve ezzel akár számlát is amiről egyelőre nem megy adatszolgáltatás, mondom ezt egyelőre, mert ha ez nem változik, akkor nem lesz bevallás tervezet.

Ha tehát a vásárló akár csak egy doboz gyufát vásárol, a nyugta kiállítása akkor is kötelező. A nyugtát a vételár átvételekor a vevőnek át kell adni, vagy olyan helyre kell tenni, ahonnan a vevő könnyen el tudja venni.

A nyugtaadást a NAV ellenőrzi, és elmulasztását szigorúan bünteti.

2.  Az értékesítésről vagy nyugtát, vagy számlát kell kiállítani

Abban az esetben, ha a vásárló számlát („áfás számlát”) kér, akkor a számla mellett nyugtát már nem kell, lehet kiállítani.

(Ez értendő a belföldi áfa-alany részére kiállított eddig 100 000 forintot elérő áfa tartalmú számlákra most már minden számlára is, amelyek adatainak meg kell jelennie az online számlaadat-szolgáltatásban. Ha az ilyen számla mellett pénztárgépes nyugta is készül – amelyről az online pénztárgép rendszer szintén küld adatot a NAV-nak –, akkor a kétszeres adatszolgáltatásból problémák adódhatnak.)

Amennyiben a vevő számlát kért és az ellenértéket készpénzzel fizette meg, akkor az eladónak az összeg kasszafiókba helyezéséről befizetési bizonylatot kell készítenie (lásd 3. pont).” Nem nyugát.

3.  Minden más pénzmozgásról is bizonylatot kell kiállítani

A kasszában ténylegesen található összegnek meg kell egyeznie azzal, ami a kiadott bizonylatokból következik. Ezt a NAV ellenőrzi és az érdemi eltérést bünteti. Az, hogy mi is az érdemi eltérés, az ellenőrzésenként eltérő. Kerüljük az eltérést.

Az egyezőség alapja, hogy a napi kasszanyitáskor pontosan szükséges rögzíteni a nyitó pénzkészletet (összegét és összetételét). A nap folyamán szabad a kasszából pénzt kivenni (pl. szállító kifizetésére) vagy betenni (pl. számlás értékesítés, váltópénz) a normál üzletmenet szerint, de ilyenkor minden esetben ki kell állítani egy kifizetési vagy egy befizetési bizonylatot. Ilyen bizonylat kiállítására minden pénztárgép képes.

Az azt jelenti, hogy a fentiek alapján a napi értékesítés történhet, adóalanynak, nem adóalanynak, készpénzben, átutalásra, vagy éppen bankkártyával, hogy ez egyéb fizetési módokat ne is említsem.

Fontos tudni, hogy milyen bizonylatot kell kiállítani. Már részleteztem, hogy elsődleges a számla, ez on-line számla adatban megy el, akkor erről nincs nyugta, de van pénzmozgási bevételezési bizonylat.

  • Ha nyugta van, akkor nincs számla, és nincs külön pénzmozgási bizonylat ha készpénzes az ügylet,
  • Ha van nyugta, nincs számla, és bankkártyás, akkor van nyugta, de pénzforgalom nélkül és nincs pénzmozgási bizonylat sem.
  • Ha nincs nyugta, de van számla és az bank kártyás, akkor nincs nyugta, és nincs pénzmozgás sem a pénztárgépben. Ezek a számlák is itt legyenek, bár a bank majd, kontroll lehet.
  • Ha nincs nyugta, de van számla és készpénzes az ügylet, akkor van pénzmozgási bizonylat, de az nem nyugta. Ezek a számlák is mindenképpen itt legyenek, mivel nem lesz a bevételben.

Kérem a bevételeket rendezni.

• Napi nyugta forgalom ebből kp-s és bankkártya,
• napi számla forgalom szerint, ( ez utóbbit, igyekszünk majd digitalizálni )

ne nekünk kelljen ezt keresni, összesíteni. Mindent elfogunk követni, a teljes digitalizációra, de ehhez egyéni összekapcsolások kellenek.

4.  A pénztárgép AP számát jól látható helyre ki kell írni

Minden pénztárgépnek – hasonlóan az autók rendszámához – van egy egyedi azonosítószáma, ez az ún. „AP szám”. Ezt a pénztárgép üzemeltetője köteles a pénztárgépen, vagy hozzá egyértelműen köthetően (pl. mellette egy táblán), a vevő számára jól látható helyen, legalább 3 cm-es betűkkel kiírni.

5.  A pénztárgépnaplónak mindig a helyszínen kell lennie

A pénztárgéphez pénztárgépnapló tartozik, amit vásárláskor kap meg a pénztárgép üzemeltetője. A napló a pénztárgép „életútjával” kapcsolatos bejegyzéseket tartalmazza: üzembehelyezés, éves felülvizsgálat, meghibásodás, átadás a szerviznek javításra, stb.
Abban az esetben, ha a pénztárgépet a szervizes magával viszi a javítás miatt, ezt a tényt is rögzíteni kell a gépnaplóban. Fontos, hogy a naplót továbbra is (a javítás ideje alatt is) az üzemeltetési helyen kell tartani, mert egy esetleges ellenőrzéskor a naplóbejegyzés tanúskodik arról, hogy az üzemeltető az adott időszakban miért cserepénztárgéppel vagy kézi nyugtával tesz eleget bizonylatkiállítási kötelezettségének.

6.  Az adatkapcsolat fenntartásáról gondoskodni kell

A pénztárgép üzembe helyezésekor annak üzemeltetője szerződést köt valamelyik mobilszolgáltatóval a pénztárgép és a NAV közötti adatkapcsolat biztosítására.
Ha a mobilszolgáltató ezt az adatkapcsolatot az üzemeltető saját hibájából (pl. a szolgáltatási díj megfizetésének elmaradása miatt) szünetelteti, akkor az üzemeltető büntethető a NAV felé meghiúsult adatszolgáltatás miatt.

7.  Az éves felülvizsgálat elvégeztetése kötelező

A pénztárgépen évente egyszer éves felülvizsgálatot kell végeztetni, és a felülvizsgálat megtörténtét a műszerésznek a pénztárgépnaplóban rögzítenie kell.
A felülvizsgálattal bármelyik olyan pénztárgép műszerészt meg lehet bízni, aki az adott pénztárgéptípus forgalmazója által szervezett tanfolyamot sikeresen elvégezte. Az éves felülvizsgálat díja a két fél közötti megegyezés tárgya.

8.  A pénztárgépben levő adatokat bárki ki tudja olvasni

A NAV-nak küldött adatokat a pénztárgép helyben is tárolja. Ezeket a naplóállományokat bárki ki tudja olvasni a pénztárgépből – a művelet nem igényel semmilyen speciális ismeretet vagy eszközt –, így azok az üzemeltető segítségére lehetnek az ügymenet gyorsításában, egyszerűsítésében. Mivel a naplóállományok – mint egy nagyon részletes, elektronikus kontrollszalag – minden értékesítési és műszaki adatot tartalmaznak, egy erre felkészített programmal gyorsan és egyszerűen rögtön táblázatba rendezhetők a napi zárási adatok. Kérem ez ügyben egyeztessen a PTG szervizessel, az Ön PTG rendszerében erre van e, és hogyan mód.

+1.  Mulasztási bírságot és üzletbezárást is kockáztat a szabályszegő

Amennyiben a NAV a pénztárgéppel összefüggő szabályok kapcsán mulasztást tár fel, úgy – az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) értelmében – az eset összes körülményét mérlegelve dönt a mulasztási bírság kiszabásáról, vagy annak mellőzéséről.
Abban az esetben, ha szükséges a mulasztási bírság alkalmazása, annak mértékének az adózási érdeksérelemhez kell igazodnia, de összege – az Art. 234. § b) pontja alapján – természetes személy esetén akár az ötszázezer forintot, nem természetes személy esetén pedig az egymillió forintot is elérheti.
A mulasztási bírság mellett már az első alkalommal mulasztó adózónak is számolnia kell azzal a kockázattal, hogy az adóköteles tevékenysége célját szolgáló helyiség 12 nyitvatartási napra lezárásra kerülhet (Art. 245. §). Ismételt mulasztás esetén pedig már nem tekinthet el a NAV az üzletbezárástól, ezt a szankciót a második alkalomtól már mérlegelés nélkül, mindenképpen alkalmaznia kell.
Számla kiállításakor tehát ugyanarról az értékesítésről már nem kell pénztárgépes nyugtát kiállítani. Ekkor azonban a készpénz kasszába helyezéséről pénzmozgási bizonylatot (befizetési bizonylatot) kell készíteni. Ahogyan már fentebb is 4 pontban jeleztem, KÉRJÜK az összes kiállított SZÁMLÁT.

A pénztárgépkezeléssel és – üzemeltetéssel kapcsolatos gyakorlati tudnivalók

1.  Pénztárgép nyitása és zárása

A napi nyitás és zárás minden pénztárgépnél kötelező, e két parancs végrehajtása között eltelt idő számít egy adóügyi napnak. A napi nyitás végrehajtásakor rögzíteni kell a nyitó pénzkészlet összegét és összetételét is. A pénztárgépen minden nyitvatartási nap végén – folyamatos nyitvatartás mellett 24 óránként – napi forgalmi jelentést kell készíteni. Ha az üzemeltető egy nyitvatartási napot több adóügyi napra bontana, például műszakonként, erre is lehetősége van.
A pénztárgép mellett, ahhoz hozzárendelten egy pénztároló eszközt kell tartani. Ez lehet pénztárgépfiók, de a működési sajátosságoknak megfelelően akár egy tárca is. A pénztároló eszközben levő pénzkészletnek összeg és összetétel szerint meg kell egyeznie a pénztárgépen bizonylatolt eladások és egyéb pénzmozgások egyenlegével. Vannak olyan esetek, amikor ettől el lehet térni, például egy kiszállítást is végző pizzéria esetében, ahol a kiszállított termékek ellenértéke csak a futár visszaérkezésekor kerül be a pénztároló eszközbe. Ezt a körülményt – mint működési sajátosságot – egy esetleges ellenőrzéskor a NAV figyelembe veszi.

/A pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet 49. §./

2.  Pénzmozgásbizonylat, borravaló

Minden olyan pénztárgépben rögzített tranzakciót, ami nem eladáshoz, illetve sztornó- vagy visszárubizonylat kibocsátásához kötődik, de módosítja a fióktartalmat, például bankkártyás befizetések, bankszámlára utalással teljesített kifizetések úgynevezett pénzmozgásbizonylattal kell dokumentálni. Szintén pénzmozgásbizonylatot kell kibocsátani, ha egy korábban rögzített bizonylaton – téves rögzítés miatt – a fióktartalom összetételének módosítása szükséges. A pénzmozgásbizonylat adóügyi bizonylatnak minősül.
A borravaló az az összeg, amit a vendég, elégedettsége kifejezésére önkéntesen fizet ki. A felszolgálási díj a vendéglátásban a felszolgálásért felszámított külön díj (általában a fogyasztás értékének 10-15%-a), ami része a számla összegének. /7/2005. (IX. 27.) GKM rendelet a felszolgálási díj mértékének megállapításáról, valamint a felszolgálási díj alkalmazásának és felhasználásának szabályairól./
Adómentes bevétel a magánszemély által felszolgálási díj címen megszerzett bevétel, valamint a fogyasztótól közvetlenül kapott borravaló, azonban az ezen jogcímen kapott jövedelmek járulékalapot képeznek. /A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 1. számú melléklet; A társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény 4. § k) pont./

Ha a borravaló a vállalkozás bevétele, és emiatt bizonylatot kell róla kiállítani, akkor a borravaló összegét a pénztárgépbe is rögzíteni kell. Ha a borravaló a munkavállaló bevétele, akkor azt nem kell bizonylatolni, és annak összege sem tárolható a pénztárgéphez tartozó pénztárolóban.

Amennyiben a bankkártyával kifizetett borravaló a bevétel részét képezi, akkor ilyenkor is szükséges a pénzmozgásbizonylat alkalmazása. A nyugtán vagy számlán viszont csak a szolgáltatás ellenértékét (borravaló nélkül) kell feltüntetni. Az így kifizetett borravaló a magánszemélyek bérjövedelmeként adó- és járulékköteles. Ha a borravaló a készpénzes vagy bankkártyás fizetéssel bekerül a szolgáltató pénztárába, azt nem köteles kifizetni a munkavállalónak, de egyéb bevételként rögzítenie kell.

Ha napközben a kasszából pénzt vesznek ki (például fölözésre, szállító kifizetésére) vagy pénzt raknak be (például számlás értékesítés, váltópénz, kaució), akkor is ki kell állítani egy pénzmozgásbizonylatot.

/A pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet 4. számú melléklet 6.5 pontja/

3.  Számlakiállítás

Egyes pénztárgéptípusok alkalmasak egyszerűsített számla kiállítására. Ennek hiányában – ha a vásárló kéri – a számla bármilyen más törvényes módon is létrehozható (például számlatömb, online számlázó). Számla kiállításakor ugyanarról az értékesítésről már nem kell pénztárgépes nyugtát kiállítani. Ekkor azonban a készpénz kasszába helyezéséről pénzmozgási bizonylatot (befizetési bizonylatot) kell készíteni.

/Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 166. §.(2)/

Amennyiben ugyanazon ügylet kétszeresen kerül bizonylatolásra, az az adatszolgáltatás során problémát jelenthet (pl. kockázatelemzés, ellenőrzésre történő kiválasztás szempontjából), mivel az így bizonylatolt ügylet számla adatszolgáltatásként és pénztárgépi adatszolgáltatásként is bekerülhet az adatbázisba. Még ha a jelenlegi jogszabályi környezetben, a jelenlegi értékhatárok mellett ez nem is okoz feltétlen problémát, ugyanakkor a későbbiek során a számla adatszolgáltatási kötelezettség kiterjed az adóalany által kibocsátott valamennyi számlára: 2020. július 1-jétől a számla áfa-tartalmától, majd 2021. január 1-jét követően a vevő személyétől függetlenül, ha a számla kibocsátásra a magyar szabályokat kell alkalmazni.

Az online számlajelentés buktatói

Tapasztalataink alapján az adózói oldalon az online számlajelentéssel kapcsolatos belső ellenőrzési gyakorlat még nem került kialakításra, miközben az adóhatóság az európai trendeket követve rohamléptekben dolgozik a jelentések minél szélesebb körű és bővebb tartalmú kidolgozásán, aminek következtében 2021 ben már teljeskörü.
Az adózók saját felelősségi körébe tartozik az általuk a NAV online számla felületen beküldött adatok utólagos ellenőrzése, azonban erre még nem minden adózó gondol miközben előző levelemben erre már a kötelmet is megfogalmaztam.
A hibák feltárása és korrigálása mindenképpen indokolt, egyrészt azért, mert az adóhatóság végső – célja adóbevallás(ok) elkészítése a jelentett számlák alapján, másfelől pedig mert a hibaüzenettel visszaérkező, a NAV által be nem fogadott számlariportok kapcsán a korrekció – a számla illetve a számlajelentés javítása – az adózó feladata, ennek hiányában az adózó a bírságot kockáztatja.
A leggyakoribb online számla adatküldési hibák – 500 ezer forintos büntetés számlánként.

a)  Elmaradt számlajelentések

Tapasztalatunk alapján még a mai napig is van olyan adózó, akinek van elmaradt valós idejű számlajelentése. Két évvel az online számla bevezetése után ez már nem tekinthető mérlegelendő körülménynek, ilyen esetben az adóhatóság élhet a törvényi felhatalmazással, a be nem küldött számlánkénti 500 ezer forintos mulasztási bírság kiszabásával.

Az adóhivatal rendszere technológiai lehetőséget biztosít arra, hogy a hiányzó adatszolgáltatásokat az adózók utólag pótolják, így elhárítva egy későbbi szankcionálás kockázatát. 2019. június 4-től azonban már a korábbi időszakra eső utólagos adatszolgáltatásokat is csak az új XSD (1.1) verzióval lehet elvégezni, a korábbi XSD 1.0 verzióval nem, aminek már mar XSD 2.0 verziója is, ami ugyan a COVID miatt csúszik.

b)  Visszaérkező NAV-nyugták ellenőrzésének elmulasztása

Az adózók NAV-üzenet kapnak vissza az online számla felületre beküldött számla xml-ekkel kapcsolatban. A nyugta/értesítés tartalmazza, hogy a beküldött számla az adóhatóság által befogadásra került-e, és amennyiben igen, bizonyos adatokat ellenőriz az adóhatóság és megküldi az észlelt hibákat. Tapasztalataink alapján még mindig van olyan társaság, amelyik nem értelmezi, vagy nem tudja értelmezni az adóhatóságtól visszakapott értesítés tartalmát. Ezek az üzenetek fontosak, mert amennyiben javítandó hibát tartalmaznak, azokkal feltétlenül foglalkozni kell a bírság elkerülése végett.

c)  Módosító számlák helytelen jelentése

A módosító számlák esetében rengeteg hibát észlelünk az adózói körben. Ezek egyik része a hibásan kiállított számlából fakad (maga a kiállított módosító számla nem felel meg az Áfa tv. előírásainak),
másik része pedig a helyesen kiállított, de hibásan jelentett számlákat tartalmazza (a beküldött xml-séma szerkezete vagy tartalma nem felel meg a hatósági előírásoknak).
A módosító számlák esetében nagy figyelemmel kell lenni az eredeti tranzakció adataira, amelyeket a módosítás érint. Ezeket az adatokat fel kell tüntetni a számlán, és a hozzá tartozó xml-sémában is. Gyakori hiba, hogy a módosítás nem módosításként, hanem sima tranzakcióként kerül beküldésre, ez azonban az adóhatóság számára nem megfelelő tartalmú számlát és számlajelentést eredményez.

d)  Hibás adószámok szerepeltetése

Az adószámok tekintetében az adóhatóság definiálja, hogy az xml-sémában az adószám melyik karaktereit kell szerepeltetni (országkód, számjegyek száma). Fontos, hogy a magyar és a Közösségi adószám definíciója eltér, ebből több adózónál is probléma generálódik, amennyiben a nem megfelelő formátumot szerepelteti. Az adószám azért is kiemelten fontos, mert az adószám alapján kapcsolja össze az adóhatóság a számlakiállító által beküldött számlajelentéseket a számlabefogadó által beküldött M-lapokkal. Szükségtelen hatósági ellenőrzéseket okozhat, ha az adóhatóság kockázatelemző csoportja azért jelez vizsgálati igényt, mert az adószámok eltérnek vagy nem szerepelnek. Beérkező számla esetében, nincs vevő adószám, vagy hibás nincs adólevonási jog. Eddig is minden 100.000-ft feletti esetében ezt jeleztük, de most nulla azaz nulla lesz az értékhatár.

e)  Hibás dátumok szerepeltetése

Az adózók által jelentett számlák esetében gyakran előfordul, hogy a jelentett dátum és a számlán valósan szereplő dátum nem egyezik meg. Ilyen esetben felmerülhet az a gyanú az adóhatóság részéről, hogy az adatszolgáltatás nem valós időben történt meg, vagy nem kizárólagosan gép-gép interfész között jött létre. Az adóhatóság rendszere lehetőséget biztosít a hiba kiküszöbölésére, ennek azonban alapfeltétele a hiba feltárása.


Végezetül előbb utóbb minden elektronikus lesz, igy váltsunk szót az elektronikus számlákkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalókról is. Itt a jogszabályi helyeket is megjelenítem.

A koronavírus-járvány terjedésével összefüggésben egyre nagyobb igény merül fel a bizonylatok, így a számlák elektronikus továbbítására, befogadására. Ez a tájékoztató azok számára kíván segítséget nyújtani, akik ebben a helyzetben térnek át az elektronikus számlázásra illetve ebben az időszakban fogadnak be először ilyen bizonylatokat. Ennek kapcsán a tájékoztató támpontokat kíván adni abban is, hogy milyen technológiai megoldások alkalmazása esetén beszélhetünk elektronikus számláról és mely megoldások nem „eredményeznek” elektronikus számlázást, ez kihatással van ugyanis a befogadott számlák megőrzési módjára.

Az elektronikus számla fogalma

Fontos tudni, hogy az Áfa tv. előírásai alapján elektronikus számlának minősül minden olyan, az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az áfa előírások értelmében a számla kibocsátása ténylegesen a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Ennek következtében elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton bocsátanak a befogadó rendelkezésére, hanem úgy, hogy azt beszkennelve, elektronikusan továbbítják részére. Ezért elektronikusszámlának minősül a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is.

Fontos, hogy a távnyomtatással kibocsátott számlák esetében a bizonylat nem elektronikus, hanem papíralapú számlának minősül. A távnyomtatás elektronikus csatornán keresztüli papíralapú számla kibocsátási megoldás. A távnyomtatás lényege, hogy a vevő számára elektronikus úton olyan dokumentum érkezik, melyet kizárólag nyomtatni tud, vagy akár egyből a nyomtatójára kerül. Ennek technikai megoldása lehet egy csak nyomtatható állomány megküldése, vagy egy olyan link megküldése, melynek megnyitását követően elindul a nyomtatás. Technikailag kivitelezhető olyan megoldás is, hogy a számla kibocsátója távolról eléri a vevőjének a nyomtatóját és azon keresztül kerül kinyomtatásra a számla. A távnyomtatás esetén a számla kibocsátásnál biztosnak kell lennie a kibocsátónak abban, hogy a befogadó oldalán papíralapú számla keletkezik.

Fentiek alapján azonban nem minősül távnyomtatásnak az olyan megoldás, amikor a számlakibocsátó e-mailben megküld egy PDF dokumentumot azzal, hogy a vevő nyomtassa ki és papíralapon őrizze meg azt.

Az elektronikus számlákkal szemben támasztott Áfa tv-beli követelmények

Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele:
• a számla befogadó beleegyezése (ami nem csak formális lehet, hanem megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is), illetve
• EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása.

Ha tehát a felek papíralapú számlázásban állapodnak meg azzal, hogy a számlát előzetesen, tájékoztatás céljából elektronikusan is megküldik, akkor a papíralapú bizonylat tölti be a számla szerepét.
Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell

• a számla eredetének hitelességét,
• adattartalma sértetlenségét és
• olvashatóságát.

E hármas követelménynek egyébként nem csak az elektronikus, hanem a papíralapú számlának is meg kell felelnie.

Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti tartalmát nem változtatták meg. A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.
Az e követelményekhez kapcsolódó keretszabály értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés/ szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít. Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell. E feltételek fennállását a felek egymástól függetlenül (is) biztosíthatják.

Az eredet hitelességének és az adattartalom sértetlenségének biztosítása

1.  Elektronikus módon
Az Áfa tv. két olyan eljárást nevesít, amelynél a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségére vonatkozó követelményeknek.

Ezek a következők:

• minősített elektronikus aláírással ellátott számla,
• EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla.

Az EDI rendszer kialakításának feltétele két ügyviteli rendszer közötti zárt informatikai kapcsolat kiépítése. A zárt kapcsolatot nem csupán az értékesítő és a vevő közvetlenül, hanem számlázási szolgáltatón keresztül is kialakíthatja.

Az Áfa tv. a fokozott biztonságú aláírást nem nevesíti, ennek ellenére az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételnek megfelelőként fogadható el a fokozott biztonságú aláírással ellátott számla is, figyelemmel az eIDAS Rendeletben megfogalmazottakra.

Fokozott biztonságú és minősített elektronikus aláírás tanúsítványhoz hitelesítő szolgáltatón keresztül lehet hozzájutni (bővebb információ:

http://webpub-ext.nmhh.hu/esign2016/setLanguageAction.do?lang=hu).

Az elektronikus aláírás független az elektronikus számla formátumától, így akár PDF dokumentumon, vagy bármely más fájlformátumban előállított dokumentumon (például. XML) is elhelyezhető. A PDF fájlformátum alkalmas arra is, hogy ne csupán a számlaképet jelenítse meg, hanem számítógéppel könnyebben feldolgozható számlaadatot is hordozhat. Ekkor a PDF dokumentumhoz csatolásra kerül egy XML, CSV vagy bármely más fájlformátumú, gépileg értelmezhető adatállomány is. Ha az elektronikusan aláírt XML, vagy az elektronikusan aláírt PDF állomány mellett tájékoztatásként megküldött XML dokumentum az online számlaadat-szolgáltatáshoz használt séma alapján készült, az megkönnyítheti a számlaadatok vevői oldalon történő feldolgozását.

Az adóalanynak érdemes azt is megvizsgálnia, hogy az általa alkalmazott számlázó program fel van-e készítve a számla elektronikus aláírására. Számos számlázó program beépített funkciója az elektronikus aláírással ellátott számla kiállítása. Egy webfelületen működő online számlázó program esetében ez jellemzően felhasználói csomagválasztás kérdése, számítógépre telepített program esetében pedig az elektronikus aláírás tanúsítványának a beállításáé. Az adóalanynak érdemes felvennie a kapcsolatot a szoftver fejlesztőjével, aki az adott szoftver működésének megfelelően tud részletes tájékoztatást nyújtani.

Számlázási szolgáltatók is nyújtanak olyan szolgáltatást, mely hitelesítő szolgáltató által kiállított tanúsítványon alapul. Érdemes megfontolni olyan komplex szolgáltatás választását is, ami nem csupán az elektronikus számla kibocsátását támogatja, hanem annak hosszú távú megőrzését is biztosítja.

Szintén az adóalanyok rendelkezésére áll a NAV Online Számlázó programja. A NAV Online Számlázó programja ingyen használható. Alkalmazásának feltétele, hogy az adóalany regisztráljon a NAV Online Számla felületén. A NAV Online Számlázó programjával papíralapú és elektronikus számla is előállítható. Ha az adóalany a NAV Online Számlázó programjával kíván elektronikus számlát előállítani, a következőkre kell figyelemmel lennie. Abban az esetben, ha a számla kiállításakor a számla megjelenési formájaként az elektronikus számlát választja, akkor az elkészített dokumentumon megjelenik az Elektronikus számla felirat, és a számlát a program megfelelő elektronikus aláírással látja el. Az így előállított számlát a számlakibocsátónak kell elektronikus úton eljuttatnia a számla címzettjéhez. A számlát az adóhivatal – a számlakibocsátó részére – archiválja, így az értékesítőnek a számla elektronikus megküldésén kívül nincs más feladata.

Ha a számla kibocsátója az előzőek szerinti lehetőségek bármelyikével él, akkor az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó követelménynek való megfelelés a számla befogadójánál is fennáll.

Mivel az Áfa tv. felsorolása nem taxatív, megfelelőek lehetnek azoktól eltérő, az eredet hitelességét és az adattartalom sértetlenségét biztosító megoldások is, így például az, ami a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (továbbiakban: ITM rendelet) 7. §-ában szerepel. E megoldás alkalmazásának feltétele, hogy a számlakibocsátó adóalany az online számlaadat-szolgáltatása során az Online Számla rendszerbe továbbítsa az elektronikus számla hash kódját. Ebben az esetben az adatszolgáltatást és az elektronikus számla dokumentumot (például PDF állományt) azonos időpontban szükséges létrehozni, és a számlaadat-szolgáltatásban a PDF állomány hash kódja szerepeltetendő. Fontos követelmény, hogy az adatszolgáltatás a NAV által befogadott (feldolgozott) legyen, valamint, hogy az elektronikus számla dokumentum és a hash kód együttes megőrzése valósuljon meg. Ha a NAV által befogadott (feldolgozott) online számlaadat-szolgáltatásban megfelelő hash kód szerepelt, akkor ezt a megoldást a számlakibocsátó és a számlabefogadó is alkalmazhatja

Ezzel a megoldási módszerrel kapcsolatban a számlázó program fejlesztők tudnak bővebb információt szolgáltatni arról, hogy az adott számlázó programban ez a lehetőség elérhető-e, vagy milyen módon lehet megvalósítani. A megoldást csak azon számláknál lehet használni, amelyek esetén lehetőség van online számlaadat-szolgáltatásra. Tehát csak belföldi adóalanynak kiállított számla esetén alkalmazható.

2.  Üzleti ellenőrzési eljárással

Az adóalanyok megtehetik, hogy nem a fent említett technológiai módszerek alkalmazásának valamelyikével bocsátanak ki elektronikus számlát, ekkor azonban olyan üzleti ellenőrzési eljárást kell használniuk, amely biztosítja a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. E követelményeket mind a számlakibocsátónak, mind pedig a számlabefogadónak biztosítania kell. A két fél által választott módszer egymástól eltérhet, azon okból kifolyólag is, mivel az adóalanynak olyan eljárást kell alkalmaznia, amely leginkább megfelel sajátosságainak, például tevékenységének, méretének, üzleti partnerei számának. Üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz. Az adóalany szabadon választhatja meg az eljárást. A megfelelő üzleti ellenőrzési eljárás során az adóalanynak az adott ügylethez kapcsolódó valamennyi dokumentumot – így például a megrendelést, szerződést, fuvarokmányt, szállítólevelet, átutalási megbízást – össze kell vetnie a számlával. Emellett természetesen számos más irat is egyeztethető a számlával, amennyiben azok is rendelkezésre állnak, ilyen lehet például egy fizetési felszólítás.

A saját érdekében számlakibocsátóként és számlabefogadóként is különösen azt ellenőrzi, hogy:
• a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e,

továbbá számlabefogadóként vizsgálja, hogy

• a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e,
• a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e,
• és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett.

Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik, nem pedig független, önálló dokumentumként kezelik. Az üzleti ellenőrzési eljárással akkor teljesíthetőek az Áfa tv-ben meghatározott követelmények, ha megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít a számla és a számlán feltüntetett ügylet között, vagyis azt támasztja alá, hogy a számla megfelelően, a valós gazdasági eseményt tükrözően lett kibocsátva. Ez történhet akár megfelelően kialakított ügyviteli folyamat keretében, így például integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazásával (amiben az üzleti ellenőrzési eljárás beépített automatizmusokra épül, így a számla eredetének hitelességét a rendszerek biztosítják), vagy akár a számlának a meglévő üzleti iratokkal (például. a megrendeléssel, megbízással, szerződéssel, szállító levéllel, átutalási vagy fizetési bizonylattal) történő manuális összevetésével. Az üzleti ellenőrzési eljárás technikájának meghatározása (ide értve annak meghatározását is, hogy az üzleti ellenőrzési eljárás során készítenek-e illetve milyen formájú, tartalmú bizonylatot készítenek) az adóalany döntési körébe tartozik.

Alapvető elvárás az üzleti ellenőrzési eljárással szemben, hogy annak könnyen követhetőnek és utólag bizonyíthatónak kell lenni. Az iratokkal történő manuális egyeztetés és annak utólag történő bemutatása nagyszámú elektronikus számla esetén adminisztratív nehézségekkel járhat. Nagymértékben megkönnyíti az utólagos bizonyítást, ha az üzleti ellenőrzési eljárással kapcsolatos információk egy informatikai rendszerben érhetők el.

Az üzleti ellenőrzési eljárás kiegészíthető elektronikus dokumentum védelemmel (például elektronikus aláírás, hash kód), mellyel az adóalany technikailag tudja garantálni az adattartalom védelmét.

Ha az adóalany olyan elektronikus számlát fogad be, amin nincs sem elektronikus aláírás, sem hash kód, vagy bármilyen olyan informatikai megoldás, mely védené azt a változtatás ellen, célszerű lehet azt elektronikus aláírással vagy bármely más dokumentum védelemmel ellátnia. Egyéni vállalkozók és áfaalany magánszemélyek esetében erre megfelelő megoldás lehet az Ügyfélkapun alapuló Azonosításra Visszavezetett Dokumentumhitelesítési szolgáltatás, az AVDH is, melynek elérhetősége:

https://regi.ugyintezes.magyarorszag.hu/szolgaltatasok/avdh.html

A befogadott számlák esetében az elektronikus aláírás a befogadott számlák kötegelt állományán való elhelyezésével is megvalósítható. A kötegelt elektronikus aláírást el lehet végezni úgy, hogy több elektronikus számlát egyetlen fájlba tömörítünk és a tömörített adatállományra helyezünk el elektronikus aláírást. Egy másik módszer, hogy egy elektronikus dosszié fájlban történik meg az elektronikus számlák tárolása, és az elektronikus dosszié fájlt írjuk alá elektronikusan. Ez utóbbira jó példa az asice fájlformátum előállítása, melyet az AVDH-n keresztül is el lehet végezni.

Az elektronikus számla archiválása

Az Áfa tv. előírása alapján elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. E kötelezettség teljesítését nem befolyásolja az elektronikus okirat formátumának a megváltoztatása (például PDF-ről XML-re), feltéve, hogy az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége továbbra is biztosított.[11] E kötelezettség teljesítése kapcsán nem kifogásolható, ha az adóalany a könyvelési, adminisztratív feladatainak ellátása során a számla kinyomtatott „másolatát” alkalmazza (ugyanakkor a megőrzési kötelezettsége ebben az esetben is az elektronikus formára vonatkozik).

Az elektronikus formában való megőrzés tekintetében az ITM rendelet előírásai alkalmazandóak. Ennek 3. §-a értelmében a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen. A megőrzésre kötelezett köteles továbbá biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága – például a dokumentum megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával – a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. Ezeknek a feltételeknek a teljesítéséhez a rendelet meghatároz bizonyos módszereket. A megőrzésre kötelezett ezek közül bármelyiket alkalmazhatja illetve a feltételeket saját módszer alkalmazásával is teljesítheti.

Ha dokumentum védelem szükséges, akkor ezt még a megőrzés előtt el kell végezni, vagy pedig olyan megőrzési módszert kell választani, aminél ez megoldott. A dokumentum védelem lehet például legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás. Ha az archiválás miatt szükséges elektronikusan aláírni az elektronikus számlát, akkor megfelelő megoldás lehet az is, hogy a számlán, vagy több együtt kezelt számlán kerül elhelyezésre egy elektronikus aláírás. Az elektronikusan aláírt számlát nem szükséges időbélyeggel is ellátni.

Kialakítható zárt rendszerű megőrzés is, melynek alapelve, hogy úgy kerül az elektronikus dokumentum megőrzésre, hogy az adott informatikai megoldásban nem lehet elektronikus dokumentumot módosítani, törölni. Ennek kiépítése jellemzően időigényes, bevezetése alapvetően függ az adóalany által használt informatikai megoldásoktól.

A megőrzés technikájának olyannak kell lennie, mely biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését. Ennek a célnak akár az egyszer írható optikai adathordozók is megfelelnek, de megtalálhatók lényegesen nagyobb tudású archiválási rendszerek is. Ha a járványügyi helyzetre tekintettel jelenleg nem áll rendelkezésre ilyen eszköz, akkor átmenetileg célszerű a megőrzendő dokumentumot legalább két, eltérő adathordozóra elmenteni és későbbiekben gondoskodni a hosszú távú megőrzésről.
Az archiválás gyakoriságát az adózónak kell meghatároznia, a jogszabály megengedi a napi, havi, negyedéves vagy éves archiválást is. Tehát akár kiépíthető olyan folyamat, melynek a végét jelenleg még nem látja az adózó, hanem a következő hetekben fogja meghozni arról a döntést.

Az elektronikus számla papíralapú megőrzésének adóhatósági szankciója

Abban az esetben, ha az adóalany az elektronikus számlákat kizárólag papíralapon őrzi meg (így például az elektronikus számlának minősülő, e-mailben továbbított PDF számlát csak kinyomtatva őrzi meg), az Áfa tv. előírásába ütközően jár el, ami miatt az adóhatóság az Art. rendelkezése értelmében mulasztási bírságot állapíthat meg. Az adóhatóságnak a mulasztási bírság megállapítása során figyelemmel kell lennie az adóigazgatási rendtartásról szóló törvényben meghatározott méltányos eljárás elvére és a következő előírásokra. A mulasztási bírság kiszabásánál az adóhatóságnak értékelnie kell

• az adózó adózási gyakorlatát, általános jogkövetési hajlandóságát,
• az adózó jogellenes magatartásának (tevékenységének vagy mulasztásának) súlyát, gyakoriságát, időtartamát, továbbá
• azt, hogy az adózó, illetve intézkedő képviselője, foglalkoztatottja, tagja vagy megbízottja az adott helyzetben a tőle elvárható körültekintéssel járt-e el.

A körülmények okszerű mérlegelése alapján az adóhatóság a mulasztás súlyához igazodó, az adózási érdeksérelemmel arányos bírságot szabhat ki, illetve mellőzheti a bírság kiszabását.
Mindezeket figyelembe véve, fennáll a lehetősége annak, hogy a veszélyhelyzetben kibocsátott elektronikus számlák papíralapú megőrzése esetén az adóhatóság a körülmények okszerű mérlegelése alapján a mulasztási bírság kiszabását mellőzze.

Adólevonási jog érvényesítése

Az Áfa tv. előírásai alapján a számla az adólevonási jog tárgyi feltétele. Abban az esetben, ha az adólevonás tárgyi feltételét elektronikus számla képezi, elvárható, hogy az elektronikusan álljon az adóalany rendelkezésére. Azonban kizárólag olyan indok alapján, hogy az adóalanynak az elektronikus számla – az elektronikus megőrzési kötelezettség megsértése miatt – papír alapon áll a rendelkezésére, az adólevonási jog érvényesítése nem kifogásolható. Ha az adólevonási jog valamennyi törvényi feltétele fennáll, az papír alapon megőrzött elektronikus számla alapján is gyakorolható.

Remélem összefoglalónk megkönnyíti a közös munkánkat, ebből a szándékból készült.

Juhász Adószakértő Iroda